O fluxo de trabalho é uma metodologia que serve para identificar problemas e apresentar soluções em relação ao fluxo de trabalho de uma empresa.
Não importa o segmento, se a sua empresa tem processos administrativos internos e externos ou etapas de produção, há um fluxo que impacta diretamente na produtividade do seu negócio para bem ou mal.
Por isso, muitos empresários têm voltado os seus olhos às soluções que o fluxo de trabalho propõe com finalidade de solucionar em definitivo gargalos logísticos e tornar cada etapa processual mais ágil.
Para mostrar como o fluxo de trabalho bem definido pode ajudar no dia a dia da sua empresa, a Cloud Source preparou este conteúdo com todas as informações que você precisa para entendê-lo.
O que é fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho é o passo a passo dado para cumprir determinado processo em qualquer negócio que seja.
Eles podem ser traduzidos de diferentes formas, como em uma EAP, um fluxograma de trabalho ou numa simples lista de verificação de etapas.
Ou seja, tudo que impacta na fluidez de uma demanda pode fazer parte da metodologia e com isso fazer parte de uma reorganização mais fluída, automatizada e produtiva.
Embora pareça algo distante da realidade do empresário brasileiro, que geralmente não possui um fluxograma de trabalho para seguir à risca, o fluxo de trabalho pode ser implementado em diferentes tipos de negócios, sejam pequenos, grandes ou multinacionais.
Porém, a metodologia é frequentemente distorcida por equívocos e comparações erradas. Por isso, vamos tratar das composições de um fluxo de trabalho.
Tarefas
As tarefas compõem uma parte do processo, que dá sequência às etapas processuais e formam um fluxo de trabalho.
Por exemplo, você deve entender que o processo de envio de um relatório de vendas só pode ser cumprida caso tarefas anteriores tenham sido realizadas.
Ou seja, o documento consiste em tarefas como acompanhamento de vendas, vendas realizadas, prospecção de clientes e até mesmo o envio do email. Todos esses detalhes formam uma etapa processual do fluxo de trabalho.
Processos
Por sua vez, os processos podem ser entendidos como um conjunto de tarefas.
Por exemplo, a partir do objetivo de aumentar as vendas, você pode criar diferentes processos e fatiá-los em tarefas. Deste modo, você criou um fluxo de trabalho parcialmente completo, afinal envolve muito mais detalhes.
Além disso, vale mencionar que da mesma forma que um processo pode ser implementado, a metodologia permite que as tarefas sejam eliminadas, permitindo que a produtividade da empresa fique maior conforme as otimizações feitas.
Principais vantagens do fluxo de trabalho
A metodologia é adotada por muitos empresários e gestores por conta de suas vantagens e entre todas as principais são:
- Reduz custos operacionais;
- Evita desperdiçar tempo;
- Garante mais eficiência;
- Aumenta eficácia dos processos;
- Facilita o controle de processos;
- Garante mais transparência das entregas;
- Promove o trabalho em equipe entre setores relacionados;
- Melhora de forma contínua os processos;
- Começa a transformação digital.
Essas vantagens explicam a corrida para começar a transformação digital em ambientes comerciais.
Embora o Brasil seja considerado um País atrasado nesse quesito, uma pesquisa realizada com 600 executivos mostra que 85% dos brasileiros afirmaram que a transformação digital está acontecendo neste momento em suas companhias.
E o pontapé inicial da mudança começa pelo fluxo de trabalho.
Por que o fluxo de trabalho é importante?
O fluxo de trabalho é crucial e determinante na produtividade de qualquer negócio e por isso é essencial que ele seja aplicado e pensado de forma analítica.
Além de todos os benefícios citados no tópico anterior, a metodologia garante o pontapé inicial da empresa rumo à transformação digital e isso pode ser decisivo daqui a meia década.
Isso porque um mapeamento completo de workflow permite que outras soluções possam ser trabalhadas, como o Digital Process Automation (DPA) e a Robotic Process Automation (RPA).
A partir das duas técnicas somadas a um bom mapeamento, você, empresário ou gestor, pode automatizar processos e com isso ter muitas vantagens, como a redução de custos operacionais e o aumento da produtividade.
Fora isso, um dos benefícios mais importantes é iniciar o processo de transformação digital.
Quando você inicia a mudança da cultura organizacional do seu negócio a partir da informatização dos processos é possível largar na frente dos demais concorrentes, tendo uma vantagem direta em relação aos demais.
Como implementar o fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho pode ser implementado de diferentes formas já que existem uma variedade de opções, mas todas requerem um especialista acompanhando os processos.
Além disso, para um funcionamento pleno do fluxo da sua empresa, é recomendado que a gestão receba auxílio de alguém com o know how necessário.
Então, caso você queira largar na frente dos seus concorrentes, fale com um especialista em TI da Cloud Source e veja como é possível escolher a melhor solução e as possíveis oportunidades de automatização dos processos do seu negócio!